* Artigo Originalmente publicado no Jornal GAZETA, em Abril/2017.

“ Nossa tarefa mais importante é transformar

nossa consciência para que a violência não seja

mais uma opção para nós em nossas vidas

pessoais, que entender que um mundo de

paz só é possível se nos relacionarmos uns

com os outros como seres pacíficos, um

indivíduo de cada vez.”

– Deepak Chopra, escritor e médico indiano erradicado nos Estados Unidos.

Uma ação por vez, porém a coordenação e velocidade são importantes. Tentar resolver tudo na empresa ou na vida pessoal, além de tomar uma imensa energia gera muito mais possibilidade de fracasso. Compreender a dinâmica dos eventos, o sequenciamento correto, o timing de cada decisão, certamente são nossos maiores desafios.

As tarefas que temos diariamente, desde levar a criança até a escola, pagar as contas da casa, entrevistar candidatos, visitar clientes, são atividades que nos tomam tempo e recursos. O que temos de precioso pode se perder se não for bem organizado e feito uma coisa de cada vez, com total atenção e foco. A dispersão provocada pelo excesso de canais de comunicação que nos atingem a todo instante prejudicam os resultados.

Apresentar bons resultados e consistentes será fruto de cumprimento das tarefas. Listar e organizar as prioridades é o primeiro passo, em seguida vamos para ação, buscar apoio, ajuda e parcerias. Assim, de repente, descobriremos a mágica que é trabalhar por tarefas.

Aqui no nosso texto vamos definir tarefas como as ações e resultados que almejamos. Atividades iremos tratar como o esforço e recurso necessário para alcançar as tarefas, para chegar no nosso alvo. Na prática as duas palavras são sinônimas e acabamos usando uma ou outra. Por isso é importante deixar claro qual o foco usado neste texto.

Aprender a dividir

Quando nos deparamos com muito trabalho e enxergamos tudo isso como uma só coisa acaba até nos desmotivando. Olhar para aquele desafio é como se encontrar face a face com uma imensa muralha, cheia de armadilhas e perigos. Aproximando e estudando melhor o problema, começamos a perceber que passo a passo é a melhor saída. Entender que é possível dividir o trabalho em pacotes menores, gerenciáveis e com menos requisição de recursos.

A divisão do trabalho em tarefas executáveis nos permite foco e melhor resultado. Listar as tarefas menores e compreender que elas fazem parte de um pacote maior e esse pacote de todo o desafio, assim, a cada vez que nos esforçamos, seguiremos para resolver nossos problemas.

Somar para vencer

Ao perceber que as tarefas estão bem divididas e listadas a próxima etapa é atender uma a uma. Compreender o que é prioritário e sequenciar. Teremos atividades que poderão ocorrer em paralelo (o que é bom para a produtividade) e outras que obrigatoriamente serão em série, espera uma terminar para iniciar a outra. Por exemplo: se estou preparando um evento, posso enviar para a gráfica os convites a serem impressos, pedir orçamentos de som, buffet e cerimonial, enquanto tudo isso ocorre vou cuidar da lista de convidados e outras atividades.

Quanto mais atividades em paralelo, maior número de tarefas concluídas, porém irá nos tomar mais tempo para acompanhar, assim riscos na forma de ameaças podem crescer proporcionalmente. Entender o que pode ser feito em paralelo e o que é em série tem muito a ver com nossa experiência e disponibilidade. Às vezes a melhor decisão é fazer uma a uma, sem arriscar em mil coisas ao mesmo tempo.

Ficar atento

Apenas listar as tarefas e compreender o sequenciamento não é suficiente. Quando conseguimos identificar as ações para cada atividade acabamos nos esquecendo de monitorar, acompanhar uma a uma. Ficar de olho se o que estabelecemos como importante está acontecendo e no tempo correto.

Identificando desvios é hora de corrigir. Se algo não sai como planejado, precisamos colocar o trem nos trilhos novamente e adequar força e velocidade. Os recursos não são eternos e o tempo no qual eles ocorrem é importante. Todo este trabalho de controle pode ser auxiliado com o uso de softwares, não só nos computadores mas também nos aparelhos de celular.