* Artigo Originalmente publicado no Jornal GAZETA, em Novembro/2017.
- Como aumentar a produtividade no dia a dia, estabelecendo formas de administrar as demandas?
Produtividade no dia-a-dia tem tudo a ver com Motivação. Para a pessoa se sentir motivada ela precisa se encontrar bem consigo mesma, cuidando da saúde, e também com o ambiente do trabalho, promovendo um clima saudável com os colegas. A distribuição de tarefas no decorrer do dia e da semana é importante para se sentir útil e conseguir visualizar o trabalho acontecendo.
- Existem dicas práticas de como estabelecer prioridades nas demandas e organizá-las?
Procure atender primeiro as tarefas que estão atrasadas ou podem atrasar. Não tente resolver tudo de uma só vez. Faça uma lista de todas elas e priorize a tarefa conforme grau de Importância e Urgência. Aquela que ganhar não é importante e não é urgente, deixe por último. Porém aquela que for classificada como importante e urgente, procure atende-la de imediato, mas sem afobação.
- Como trabalhar a questão da checagem de e-mails que chegam ao longo do dia? O ideal é ler imediatamente ou separar horários para checar?
Checar e-mails e responder faz parte das tarefas do seu dia-a-dia. Jamais abra um e-mail, comece a ler e deixar para responder depois. Muito provavelmente você irá esquecer de responder ou tomar uma ação, ou até mesmo esquecer ideias e soluções que pensou naquele momento. Escolha ler seus e-mails no início da manhã, meio e fim. O mesmo para a tarde. Mas ao começar, se dedique e faça o seu melhor.
- Quais são os grandes vilões do dia que nos deixam com a sensação de tempo curto e o que podemos fazer para minimizar isso? (Ex: Acesso a redes sociais, interrupções constantes para tratar assuntos não-urgentes, acesso a whatsapp, etc.)
Ficar em redes sociais (Facebook, Instagram, Linkedin) ou até mesmo sites de notícias, nos toma muito tempo. Um minuto olhando apenas fotos nos toma 10 de produtividade. Perdemos o foco e a disciplina. Este efeito além de nos fazer sentir improdutivos, também contribui para acidentes do trabalho e no trânsito (seja como pedestres ou motoristas). Reuniões infindáveis e sem pauta causam o mesmo sentimento. A regra é sempre aproveitar bem o tempo, mas sem muito rigor. Sentiu vontade de levantar, tomar um café ou uma água, faça isso, relaxe e volte com a sensação de mais energia e disposição.
- Quando há excesso de trabalho e pouco tempo para execução, existe alguma orientação em relação a ignorar atividades ou tarefas improdutivas e focar os esforços somente em tarefas importantes? Como fazer isso?
A sensação de excesso de trabalho tem muito a ver com a nossa falta de organização. Procure separar as tarefas principais e prioritárias do dia, depois da semana e quem sabe do mês. Evite pessoas e tarefas que tomem seu tempo e não lhe permitem chegar no seu objetivo. Quanto às pessoas, crie boas regras de convivência, compartilhando soluções inteligentes para desenvolver seu trabalho. Já as tarefas, muitas as vezes elas nos escolhem, mas quem dá o tratamento adequado somos nós. Por isso organize e priorize conforme suas atribuições na empresa.
- Na sua visão, por que a maioria das pessoas está sempre com a sensação de que o tempo passa rapidamente e não conseguem executar o que haviam planejado?
O tempo para mim e para você tem a mesma duração. São 60 segundos dentro de um minuto para pensar uma solução. 60 minutos dentro de uma hora para resolver uma tarefa. O que não pode é se perder no trabalho. Tem um fator comum a muitas pessoas que causa improdutividade. A quantidade de distração, seja o celular, pop-ups na tela, ruídos no ambiente do trabalho, tudo isso gera a falta de foco e disciplina para atender as tarefas do dia ou da semana. Somado a isso tem a ansiedade. Tem muita gente que sofre antes de resolver as suas atividades, até mesmo se sentindo incapaz em resolver os desafios inerentes ao trabalho.
- Qual é o papel do planejamento na administração do tempo?
Planejamento é essencial para aproveitar melhor o tempo que temos no trabalho. Tentar resolver tudo no dia ou na semana não será possível. A carga de trabalho que temos sempre será maior que os minutos e dias que iremos dispor para realizar as atividades. O que nos cabe é saber organizar, pensar lá na frente, observar quem pode nos ajudar a resolver mais tarefas. A produtividade tem a ver com essa organização, mas também com nossa capacidade em trabalharmos em rede, com outros colegas.
