Seguram os elefantes enquanto passam as formigas

Todo negócio, pequeno ou grande, ele precisa ser exaustivamente controlado e monitorado. O controle diz respeito à identificação dos desvios (quando algo fica fora do esperado – exemplo: os custos do mês referentes à energia elétrica extrapolaram) e o monitoramento resume os meios pelos quais é feito o acompanhamento de uma variável qualquer do negócio (ou seja, é o uso de relatórios, gráficos, linhas de tendência, etc.). No controle, ao monitorar e identificar algo que não vai bem, seja em um futuro próximo ou mais distante (para o empresário brasileiro isso significa de 1 mês a 1 ano, respectivamente), um plano de ação deve ser implementado imediatamente para conter as falhas que podem levar o empreendimento à falência.

Vamos a um exemplo prático do que estou falando: você é empresário do ramo de vendas de material de construção, mais especificamente materiais para acabamento, como bom empreendedor a sua empresa tem um sistema de controle de custos, seja um software específico (Mastermaq, Totvs, etc) ou uma planilha eletrônica (MS-Excel); o seu negócio vai muito bem, mas começa a receber bastante cheque para pagamento em 60, 90 dias. O problema: suas contas a pagar para fornecedores e infra-estrutura (mão-de-obra, energia elétrica, água, aluguel, condomínio, publicidade) vencem nos próximos 21 dias, o seu sistema de custos, o qual você monitora diariamente, detectou um furo no fluxo de caixa (entrada e saída de dinheiro da sua empresa) e se medidas não forem tomadas, o negócio irá se inviabilizar. Diante do exposto você ao controlar o fluxo de caixa de sua empresa decide tomar uma ação imediata, antes que o problema se agrave: procura dinheiro emprestado com seu banco, ou quem sabe, corta custos que podem ser postergados, ou ainda mais negocia com os fornecedores outras datas de pagamento.

Ao final o grupo de ações, provenientes do seu plano de manter a empresa funcionando bem, irá promover a continuidade do negócio de maneira racional. Porém existe um número grande de empresários que toma medidas não muito inteligentes, a começar pela forma que controlam seus negócios.

É mais fácil controlar do que monitorar, o controle deveria ser uma análise do monitoramento, atividade diária, que cobra disciplina e rotina do empreendedor. O controle muitas vezes “pega” aqueles problemas maiores, visíveis, gritantes. Esses elefantes ficam fáceis de serem reconhecidos, no nosso exemplo poderia ser a conta da publicidade ou quem sabe as gratificações dos funcionários. Porém o perigo é outro, o somatório daqueles custos irracionais e que numericamente não representam muito, pode ser maior e mais grave para o negócio. As formigas que passam, sob a concordância do dono da empresa, podem ser os desperdícios, obsolescência de estoque, vandalismo, roubo e perda de materiais. São números pequenos para 1 ou 2 meses de fluxo de caixa, mas poderiam ser economizados racionalmente e pagar despesas importantes para a sobrevivência da empresa.

O prognóstico: não deixe de acompanhar todos os custos do seu negócio, avalie os impactos de cortes sempre que forem necessários, lembre-se da pirâmide de necessidades de Maslow e não corte o cafezinho, seja criativo, fique atento não só para as grandes despesas como também com as pequenas. Soluções simples é que resolvem

Como elaborar um plano de ação:

Faça um plano conforme a tabela exemplo abaixo, avalie semanalmente com sua equipe, não deixe de expor no quadro de gestão à vista de sua empresa.

O quê Quem Quando Como Quanto Onde Status
O item a ser corrigido ou mantido. O responsável, o nome de uma pessoa. A data que deve finalizar. A receita de como implementar. Se houver custo, quanto será? Em que setor da empresa ou em qual filial. O andamento e acompanhamento da atividade
Exemplo:

Perdas no estoque

José Flávio 14/02/2011 Treinar os almoxarifes R$450,00 Filial do Bairro São José Em andamento

Rápidas e Rasteiras:

ABAP: a ABAP agradece ao Rotary Club Bom Despacho-Arraial pela pavimentação de pátio central desta instituição usado para a recreação dos alunos.Após as obras as crianças e adolescentes podem recrear e transitar com segurança em um local que antes oferecia riscos à sua integridade física.Exemplo de boa parceria onde o Rotary Arraial colaborou com o material e a ABAP coordenou um mutirão oferecendo a mão-de-obra.

ITAMBÈ: ocorre em março eleições para eleger a nova Diretoria, Conselho de Administração e Conselho Fiscal da Itambé, grande empresa brasileira que congrega 31 cooperativas e é responsável pelo beneficiamento e distribuição dos produtos derivados do leite para nosso País e também para o exterior. O Presidente da Cooperbom José Antônio Cardoso Cançado (Zé do Nô) será candidato a um cargo na diretoria.

Hospital do Câncer: a Secretaria Municipal de Saúde irá celebrar um convênio com o Hopital do Câncer de Divinópolis visando melhorias nos atendimentos a pacientes de nosso município. Assim que estiver celebrado traremos mais informações.

Homenagens: toda última terça do mês – dia 25 próximo, o Rotary Clube Bom Despacho-Arraial promove uma série de homenagens, desta vez serão o Sr. Ivo (cozinheiro por 15 anos no Club), Beatriz Cabral e Ítalo Coutinho, colunistas do JORNAL DE NEGÓCIOS (pelos relevantes trabalhos prestados na divulgação das iniciativas rotarianas).

Esporte no rádio e na internet: a equipe esportiva Nota 10 da Rádio Cidade FM fará a transmissão dos jogos de Atlético, Cruzeiro e América pelo Campeonato Mineiro 2011, a partir do dia 30/01/11, com o jogo Cruzeiro x Caldense, direto do estádio Arena do Jacaré.  Também terá transmissão simultânea na internet pelo www.radiocidadebd.com.br. Será a retomada das transmissões esportivas com jornalistas profissionais para a cidade de Bom Despacho tendo o diferencial: a proximidade do ouvinte. O objetivo de toda a equipe esportiva da Rádio Cidade é valorizar esta iniciativa popular, oferecendo espaço para a divulgação dos patrocinadores através da magia radiofônica e das possibilidades da internet, trazendo grandes benefícios para todos os envolvidos. A equipe Nota 10 é formada por jornalistas diplomados, sendo o locutor Cleuson Ferreira, Sérgio Cunha nas reportagens e Ricardo Arantes no comentário.  São profissionais qualificados com larga experiência com passagens pela rádio Inconfidência (BH), Imigrantes (Teófilo Otoni) e Caratinga, no leste de Minas Gerais.

Santa Maria vai investir R$1 milhão: esse é o valor esperado de investimento da empresa de transportes que faz o fluxo de passageiros até a capital e outras cidades. As obras serão na construção de um tanque de combustível e reforma de garagens. Fonte: Diário do Comércio – 07 de janeiro de 2011.

Próxima semana: você já contratou pedreiro para sua obra? Quais cuidados você teve? Vamos falar aqui sobre a necessidade de um relacionamento profissional, principalmente com a escassez de mão-de-obra e falta de capacitação dos profissionais. Acompanhe e particie, envie suas impressões para o contato da coluna.

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Contatos para esta coluna pelo e-mail engenharia@saletto.com.br.

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